Chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe: Hướng dẫn chi tiết

Chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe hướng dẫn chi tiết từ A đến Z. Khai trương một quán cafe không chỉ là việc chuẩn bị một không gian đẹp mắt và những ly cafe thơm ngon, mà còn là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược thông minh. Trong bài viết này, Lyon Coffee sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để đảm bảo quán cafe của bạn có một khởi đầu thành công và bền vững.

1. Lập kế hoạch mở quán cafe

Nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu

Khi chuẩn bị trước khi khai trương một quán cafe, bước đầu tiên và quan trọng nhất là nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng mục tiêu. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và thói quen của khách hàng. Mà còn giúp bạn tìm ra điểm mạnh và yếu của các đối thủ cạnh tranh.

Ví dụ, một nghiên cứu của tạp chí Forbes cho thấy rằng những quán cafe nhắm đến khách hàng trẻ tuổi và sử dụng công nghệ cao như Wi-Fi miễn phí và ổ cắm điện tại mỗi bàn đã thu hút một lượng khách hàng đông đảo và trung thành.

Lập kế hoạch kinh doanh và dự toán chi phí

Một kế hoạch kinh doanh chi tiết sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng về mục tiêu và chiến lược phát triển của quán cafe. Bạn cần tính toán cẩn thận các chi phí mở quán cafe, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị, trang trí nội thất, và chi phí hoạt động hàng tháng.

Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều quán cafe đã phải đóng cửa sau vài tháng hoạt động vì không có kế hoạch tài chính cụ thể và không dự toán chính xác chi phí.

Theo nghiên cứu của 8020 Consulting, việc lập kế hoạch tài chính chi tiết và dự toán chi phí là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự thành công bền vững cho quán cafe

2. Chọn địa điểm và thiết kế quán cafe

Địa điểm mở quán cafe

Lựa chọn địa điểm mở quán cafe là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại. Một vị trí thuận lợi, dễ tìm và nằm ở khu vực đông người qua lại sẽ giúp quán cafe của bạn thu hút nhiều khách hàng hơn.

Ví dụ, quán cafe Trung Nguyên ở phố đi bộ Nguyễn Huệ, TP.HCM đã thành công vang dội nhờ vị trí đắc địa và lượng khách du lịch đông đảo.

Phong cách thiết kế quán cafe

Thiết kế quán cafe cần phải thể hiện được phong cách riêng và phù hợp với khách hàng mục tiêu. Bạn có thể lựa chọn phong cách hiện đại, cổ điển, hay vintage tuỳ theo xu hướng và sở thích của khách hàng.

Một ví dụ điển hình là quán cafe The Note Coffee tại Hà Nội, với phong cách trang trí bằng hàng ngàn tấm giấy ghi chú nhỏ xinh, đã trở thành điểm đến yêu thích của nhiều bạn trẻ và khách du lịch.

3. Mua sắm thiết bị và nguyên liệu

Thiết bị cần thiết cho quán cafe

Các thiết bị vật dụng cần thiết cho quán như máy pha cafe, máy xay cafe, máy làm đá, và hệ thống lọc nước là những yếu tố không thể thiếu cho một quán cafe chuyên nghiệp. Bạn nên đầu tư vào các thiết bị chất lượng cao để đảm bảo quán cafe hoạt động mượt mà và phục vụ tốt nhất cho khách hàng.

Ví dụ, quán cafe Lyon Coffee đã đầu tư vào máy pha cafe Casadio Undici 2 Group, mang lại trải nghiệm thưởng thức cafe tuyệt vời cho khách hàng.

Nguyên liệu pha chế quán cafe

Chất lượng cafe và các nguyên liệu pha chế là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quán cafe. Hãy chọn những nhà cung cấp uy tín và đảm bảo nguồn nguyên liệu luôn tươi mới và chất lượng. Theo một khảo sát của Hiệp hội Cafe Quốc tế, 80% khách hàng quay lại quán cafe vì chất lượng đồ uống và dịch vụ tốt.

4. Thuê và đào tạo nhân viên quán cafe

Thuê nhân viên quán cafe

Nhân viên là bộ mặt của quán cafe, vì vậy việc tuyển dụng những nhân viên nhiệt tình, thân thiện và có kỹ năng phục vụ tốt là rất quan trọng. Bạn cần có một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và rõ ràng để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất.

Ví dụ, quán cafe Starbucks luôn chú trọng đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên, giúp họ trở thành những đại sứ thương hiệu tuyệt vời.

Đào tạo nhân viên quán cafe

Đào tạo nhân viên là bước không thể thiếu để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Bạn nên tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng pha chế, phục vụ, và giao tiếp để nhân viên có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.

Một nghiên cứu của Đại học Harvard đã chỉ ra rằng những quán cafe có chương trình đào tạo nhân viên bài bản thường có doanh thu cao hơn 20% so với các quán cafe không có chương trình đào tạo.

5. Quản lý và vận hành quán cafe

Quản lý quán cafe

Quản lý quán cafe bao gồm việc theo dõi doanh thu, chi phí, quản lý nhân viên, và đảm bảo quán cafe hoạt động trơn tru. Bạn cần có một hệ thống quản lý hiệu quả để kiểm soát mọi hoạt động và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh.

Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý quán cafe POS giúp bạn theo dõi doanh thu, quản lý tồn kho, và quản lý nhân viên một cách hiệu quả.

Dịch vụ quán cafe

Dịch vụ tốt là yếu tố quan trọng giúp quán cafe giữ chân khách hàng và xây dựng uy tín. Bạn cần đảm bảo quán cafe luôn sạch sẽ, đồ uống được phục vụ nhanh chóng và nhân viên luôn thân thiện, nhiệt tình.

Một ví dụ điển hình là quán cafe Phúc Long, nơi luôn nhận được nhiều lời khen ngợi từ khách hàng về dịch vụ chuyên nghiệp và chất lượng đồ uống tuyệt hảo.

Theo nghiên cứu của Coffee Shop Startups, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng.

6. Chiến lược marketing và quảng cáo quán cafe

Chiến lược marketing quán cafe

Marketing là một phần không thể thiếu để quán cafe của bạn thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội, quảng cáo trực tuyến, và tổ chức các sự kiện để quảng bá thương hiệu.

Ví dụ, quán cafe The Coffee House đã thành công trong việc sử dụng Facebook và Instagram để tương tác với khách hàng và quảng bá các chương trình khuyến mãi.

Quảng cáo quán cafe

Quảng cáo giúp quán cafe của bạn tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Bạn có thể sử dụng các kênh quảng cáo truyền thống như báo chí, truyền hình, hoặc các kênh quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads.

Một ví dụ là quán cafe Highlands Coffee đã sử dụng quảng cáo trên các trang báo điện tử và mạng xã hội để thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Theo nghiên cứu trên ResearchGate, chiến lược marketing hiệu quả và sử dụng mạng xã hội có tác động tích cực đến doanh thu của quán cafe.

7. Pháp lý và thủ tục chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe

Pháp lý mở quán cafe

Để mở quán cafe, bạn cần hoàn thành các thủ tục pháp lý như đăng ký kinh doanh, xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, và các giấy phép liên quan khác. Bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định pháp lý để tránh các rắc rối sau này.

Ví dụ, nhiều quán cafe đã bị phạt và buộc phải đóng cửa vì không tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm.

Thủ tục khai trương quán cafe

Khai trương là sự kiện quan trọng để giới thiệu quán cafe của bạn đến khách hàng. Bạn nên tổ chức một buổi lễ khai trương hoành tráng và ấn tượng để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Ví dụ, quán cafe Cong Caphe đã tổ chức buổi lễ khai trương với nhiều chương trình khuyến mãi và hoạt động giải trí, thu hút hàng trăm khách hàng tham dự.

8. Trải nghiệm và đánh giá thực tế từ người dùng

Đánh giá từ chị Lan (28 tuổi, nhân viên văn phòng, Hà Nội)

Chị Lan chia sẻ: “Tôi đã đến quán cafe The Note Coffee nhiều lần và luôn ấn tượng với không gian ấm cúng và sáng tạo của quán. Tuy nhiên, vào giờ cao điểm, quán thường rất đông và đôi khi phải chờ lâu để được phục vụ. Dù vậy, chất lượng đồ uống luôn ổn định và nhân viên rất thân thiện.”

Đánh giá từ anh Minh (35 tuổi, doanh nhân, TP.HCM)

Anh Minh nhận xét: “Tôi thường ghé qua quán cafe Trung Nguyên ở phố đi bộ Nguyễn Huệ. Vị trí của quán rất thuận tiện cho các cuộc họp ngắn và đồ uống ở đây rất ngon. Tuy nhiên, giá cả hơi cao so với một số quán khác trong khu vực. Nhưng với chất lượng và dịch vụ tốt, tôi thấy giá cả hợp lý.”

Đánh giá từ bạn Hương (22 tuổi, sinh viên, Đà Nẵng)

Bạn Hương cho biết: “Quán cafe Lyon Coffee là nơi lý tưởng để học bài và làm việc nhóm. Không gian yên tĩnh, Wi-Fi mạnh và đồ uống ngon. Tuy nhiên, tôi nghĩ quán nên cải thiện thêm về chỗ ngồi vì vào những ngày cuối tuần, quán thường rất đông và khó tìm chỗ ngồi.”

9. Chứng thực từ chuyên gia uy tín

Ông Nguyễn Thanh Phương, CEO & Founder của Lyon Coffee

“Việc đầu tư vào thiết bị chất lượng cao như máy pha cafe Casadio Undici 2 Group là một bước quan trọng để đảm bảo chất lượng đồ uống. Ngoài ra, đào tạo nhân viên bài bản cũng là yếu tố then chốt giúp giữ chân khách hàng.

Những nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng không chỉ mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt hơn mà còn giúp xây dựng thương hiệu vững mạnh cho quán cafe.”

Bà Lê Thị Mai, Chuyên gia marketing

“Marketing đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng và duy trì lượng khách hàng trung thành. Các kênh truyền thông xã hội như Facebook và Instagram là công cụ mạnh mẽ giúp quán cafe tiếp cận đối tượng khách hàng trẻ tuổi.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán trong thông điệp và hình ảnh thương hiệu để tạo sự nhận diện mạnh mẽ và tin cậy.”

Ông Trần Văn Tùng, Chuyên gia quản lý nhà hàng

“Quản lý quán cafe hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc theo dõi doanh thu và chi phí. Việc sử dụng phần mềm quản lý POS hiện đại giúp tối ưu hoá hoạt động, từ quản lý nhân viên, tồn kho, đến dịch vụ khách hàng.

Những quán cafe áp dụng công nghệ quản lý này thường có hiệu suất hoạt động cao hơn và dễ dàng phát hiện, giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.”

10. FAQs khi chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe

Chi phí mở quán cafe là bao nhiêu?

Chi phí mở quán cafe phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, địa điểm, phong cách thiết kế và trang thiết bị. Trung bình, chi phí mở một quán cafe nhỏ dao động từ 30 triệu đến 500 triệu đồng. Trong khi các quán cafe lớn hơn có thể cần đến 1 tỷ đồng hoặc hơn.

Làm thế nào để chọn địa điểm mở quán cafe phù hợp?

Bạn nên chọn địa điểm ở những khu vực có lưu lượng người qua lại cao, gần các văn phòng, trường học, hoặc khu dân cư. Vị trí thuận tiện, dễ tìm sẽ giúp quán cafe của bạn thu hút nhiều khách hàng hơn.

Cần bao nhiêu nhân viên cho một quán cafe?

Số lượng nhân viên cần thiết phụ thuộc vào quy mô và lượng khách hàng của quán. Một quán cafe nhỏ thường cần từ 1-5 nhân viên, bao gồm cả nhân viên pha chế, phục vụ và quản lý. Các quán lớn hơn có thể cần từ 10 nhân viên trở lên.

Cách tiếp cận khách hàng mới hiệu quả?

Sử dụng các kênh truyền thông xã hội để quảng bá quán cafe, tổ chức các sự kiện khuyến mãi, và tạo chương trình khách hàng thân thiết. Đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt và duy trì chất lượng đồ uống để khách hàng có lý do quay lại.

Làm thế nào để quản lý quán cafe hiệu quả?

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe POS để theo dõi doanh thu, chi phí, quản lý tồn kho và nhân viên. Đào tạo nhân viên về kỹ năng phục vụ và pha chế, duy trì môi trường làm việc tích cực và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.

11. Kết luận

Với kinh nghiệm và những lời khuyên từ chuyên gia, Lyon Coffee tin rằng bạn sẽ có đủ kiến thức và kỹ năng để khai trương và vận hành một quán cafe thành công.

Hãy đảm bảo rằng bạn luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng và không ngừng cải tiến để quán cafe của bạn ngày càng phát triển.

CHỦ ĐỀ HẤP DẪN THU HÚT

⇒ Cách đặt mua thực phẩm mùa dịch

⇒ Cách thức đặt hàng dành cho đối tác

⇒ Cách đăng ký bán hàng trên ShopeeFood

⇒ Cách tăng doanh thu cho quán cafe

⇒ Hướng dẫn cách sử dụng app Shopeefood